○白石町議会事務局規程
平成17年2月14日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、白石町議会事務局(以下「事務局」という。)の職制、事務の処理及び職員の服務等に関し必要な事項を定めるものとする。
(職員)
第2条 事務局に次の職員を置く。
(1) 事務局長
(2) 書記その他の職員
(職務)
第3条 局長は、議長の命を受け議会の事務を掌理し、事務局職員を指揮監督する。
2 書記その他の職員は、局長の命を受け庶務に従事する。
(組織)
第4条 事務局に次の係を置く。
(1) 庶務係
(2) 議事係
(職制)
第4条の2 係に係長を置くことができる。
(分掌事務)
第5条 各係の分掌事務は、次のとおりとする。
庶務係
(1) 文書物件の収受、発送及び完結文書の編纂保管に関すること。
(2) 議会に関する条例その他規定に関すること。
(3) 公印の保管に関すること。
(4) 議員の身分及び処遇並びに議員報酬、費用弁償その他給与に関すること。
(5) 職員の人事、給与その他身分取扱いに関すること。
(6) 議会費の予算要求並びに会計処理及び物品の購入出納保管に関すること。
(7) 儀式交際に関すること。
(8) 議員共済及び互助に関すること。
(9) 議場その他議会関係各室の管理取締りに関すること。
(10) 図書の整備及び保存管理に関すること。
(11) 県町村議長会に関すること。
(12) 前各号に掲げるもののほか、議事係の所掌に属しないこと。
議事係
(1) 議事日程及び諸般の報告に関すること。
(2) 議案、請願、陳情及び意見書の収受、配付及び送付に関すること。
(3) 議会の本会議、委員会及び公聴会に関すること。
(4) 議決並びに決定事項の通知及び報告に関すること。
(5) 会議録の調整及び保管に関すること。
(6) 議会の傍聴人に関すること。
(7) 議案、建議案、各種統計等資料調査及び収集整備に関すること。
(8) 前各号に掲げるもののほか、議会の議事に関すること。
2 議長は、特別の必要があるときは前条の規定にかかわらず、特定の事務につき、特別の分掌を定めることができる。
(決裁)
第6条 議会の事務は、局長を通じて議長の決裁を受けなければならない。
(専決事項)
第7条 次に掲げる事項は、局長において専決することができる。
(1) 局長を除く職員の職務に専念する義務の免除に関すること。
(2) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(3) 職員の休暇、欠勤、早退及び忌引に関すること。
(4) 議場及び附属室の使用に関すること。
(5) 諸証明に関すること。
(6) 物品の購入及び予算経理に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、軽易な事項の処理に関すること。
(代決)
第8条 局長に事故があるときは、上席の書記が局長の事務を代決する。
(後閲)
第9条 代決した事務は軽易なものを除き代決者において後閲の表示をし、取扱者は速やかに局長の閲覧に供さなければならない。
(文書の収受及び配付)
第10条 事務局に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、次のとおり収受配付しなければならない。
(1) 普通文書(「親展」「秘」の表示のある文書を除く。)は、これを開封し、文書の余白に受付印を押し、文書件名簿に記載し、局長の査閲を受けた後担当者に配付しなければならない。
(2) 「親展」「秘」の表示のある文書は、開封しないで受付印を押し、親展文書配付簿(様式第1号)に記載し、名あて人に配付しなければならない。
(口頭又は電話の処理)
第11条 口頭又は電話で受理した事項は、口頭(電話)処理票(様式第2号)に記載し、直ちに処理しなければならない。
(文書の処理)
第12条 担当者が文書の配付を受けたときは、即日これを処理しなければならない。
2 特別な事由により即日処理することができないもの又は重要若しくは異例のものは、局長の指示を受けなければならない。
(文書記号及び番号)
第13条 発送文書には、記号として「白議」の文字を用い、文書件名簿の番号を付する。
(公印の押なつ)
第14条 発送文書には公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。
(文書保存年限)
第15条 文書の保存年限は次の4種とし、その分類は、別表による。
(1) 10年
(2) 5年
(3) 3年
(4) 1年
(文書の発表)
第16条 文書は、局長の許可を得ないで他に示し、又は謄写させてはならない。
(補則)
第17条 この規程に定めるもののほか、事務処理、文書の取り扱い並びに職員の服務、身分取扱い及び給与、その他勤務条件等については、町長事務部局の例による。
附則
この規程は、平成17年2月14日から施行する。
附則(平成20年9月30日議会訓令第1号)
この規程は、平成20年9月30日から施行する。
附則(平成21年10月19日議会訓令第1号)
この訓令は、平成21年10月19日から施行する。
附則(平成26年3月26日議会訓令第2号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
別表(第15条関係)
文書保存期間
1 10年保存文書(延長確認を要するもの)
(1) 条例、規則及び訓令甲の制定又は改廃に関する文書
(2) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの
(3) 訓令乙、告示、公告等に関する文書で重要なもの
(4) 議員の身分及び処遇並びに議員報酬等に関する書類及び履歴書
(5) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書で重要なもの
(6) 表彰に関する文書で重要なもの
(7) 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する書類及び履歴書
(8) 会議録の調整及び保管に関すること
(9) 議決事項の処理に関すること
(10) 議会活動、議長の公務に関することで重要なもの
(11) 官報(議会に関するものに限る)
(12) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの
2 10年保存文書
(1) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書(重要なものを除く。)
(2) 統計及び調査に関する文書で10年間保存する必要のあるもの
(3) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書で10年間保存する必要があるもの
(4) 表彰に関する文書で10年間保存する必要があるもの
(5) 議事日程及び諸般の報告に関する文書で10年間保存する必要があるもの
(6) 議案、建議案、請願、陳情、要望、意見書等に関する文書
(7) 予算、決算及び出納に関する文書で10年間保存する必要があるもの
(8) 議会活動、議長の公務に関することで10年間保存する必要があるもの
(9) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの
3 5年保存文書
(1) 訓令乙、告示、公告等に関する文書(重要なものを除く。)
(2) 統計及び調査に関する文書(重要なもの及び軽易なものを除く。)
(3) 通知、報告、依頼その他の往復文書で重要なもの
(4) 議会の本会議、委員会及び公聴会に関する文書で5年間保存する必要があるもの
(5) 議事日程及び諸般の報告に関する文書で5年間保存する必要があるもの
(6) 局長又はこれに準ずる者の事務引継書
(7) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書(重要なもの及び10年間保存する必要があるものを除く。)
(8) 表彰に関する文書(重要なもの及び10年間保存する必要があるものを除く。)
(9) 監査に関する文書
(10) 予算、決算及び出納に関する文書で5年間保存する必要があるもの
(11) 議会活動、議長の公務に関することで5年間保存する必要があるもの
(12) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの
4 3年保存文書
(1) 皇室、儀式又は催事に関する文書(重要なものを除く。)
(2) 通知、報告、依頼その他の往復文書(重要なもの及び軽易なものを除く。)
(3) 議会の本会議、委員会及び公聴会に関する文書で3年間保存する必要があるもの
(4) 職員の服務に関する文書で重要なもの
(5) 職員の福利厚生に関する文書(軽易なものを除く。)
(6) 予算、決算及び出納に関する文書で3年間保存する必要があるもの
(7) 議会活動、議長の公務に関することで3年間保存する必要があるもの
(8) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの
5 1年保存文書
(1) 統計及び調査に関する文書で軽易なもの
(2) 通知、報告、依頼その他の往復文書で軽易なもの
(3) 議会の本会議、委員会及び公聴会に関する文書で軽易なもの
(4) 職員の服務に関する文書
(5) 職員の福利厚生に関する文書で軽易なもの
(6) 職員の研修に関する文書(重要なものを除く。)
(7) 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの
(8) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの
