(趣旨)

第1条　この規程は、文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文の種類)

第3条　公文の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第4条　文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、儀礼的な文書、刊行物及び帳簿などで、記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、文書事務を総括し、文書事務を随時調査し、適正、かつ、迅速に処理されるよう指導しなければならない。

(課長の責務)

第6条　課長(室長を含む。以下同じ。)は、当該課における文書事務を適正、かつ、迅速に処理し、常に事務の効率に努めなければならない。

(文書主任)

第7条　課(室を含む。以下同じ。)に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第8条　文書主任は、次に掲げる事務を処理する。

(文書取扱者)

第9条　前条各号(第3号を除く。)に掲げる文書主任の事務を補助するため、文書取扱者を置く。

(文書の取扱い)

第10条　文書は、常にその所在及び経過を明らかにし、災害、紛失、盗難等を予防しなければならない。

(文書の受領)

第11条　本庁に到達した文書(電子文書を除く。以下この条から第13条までにおいて同じ。)は総務課長が受領する。ただし、受領してはならない文書又は受領を不適当と認める文書は、転送又は返送の手続をしなければならない。

(文書の配布)

第12条　総務課長は、前条の規定により受領した文書を次の各号により処理しなければならない。

(文書の収受)

第13条　文書主任は、前条の規定により文書の配布を受けたとき、又は窓口等において直接文書を受領したときは、次の各号により処理しなければならない。

第14条　文書主任は、文書を担当者に交付するときは、当該文書を点検し、必要に応じ処理期限及び指示事項を示した上で当該文書を担当者に交付しなければならない。ただし、重要なもの又は異例なものについては、担当者に交付する前に課長に供覧しなければならない。

(電子文書の収受等)

第15条　文書主任は、電子文書に電子署名があるときは、その電子署名を検証しなければならない。

(処理の方法)

第16条　事務を処理するには、文書をもってしなければならない。ただし、極めて軽易なもので急ぐものは、電話又は口頭で処理することができる。この場合は、適当な方法により処理の経過を記録しておかなければならない。

(起案)

第17条　起案は、文書管理システムに所定の事項を記録する方法により行うものとする。

(軽易な文書の処理)

第18条　前条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続により処理することができる。

(文書の左横書き)

第19条　文書は、左横書きとする。ただし、法令その他縦書きを必要とするものは、この限りでない。

(用字用語)

第20条　文書は、次に掲げるものにより平易簡明に表現するように努めなければならない。

(決裁区分の表示)

第21条　起案文書には所定の箇所に、町長の決裁事項については「甲」、副町長専決事項については「乙」、課長専決事項については「丙」、専門監専決事項については「丁」の表示をしなければならない。

(発信者名)

第22条　施行文書の発信者名は、原則として町長名とする。ただし、文書の性質又は内容により、必要がある場合は、決裁権限を有する者の職名又は町名を用いることができる。

(主務課名等の表示)

第22条の2　施行文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、事務担当者の課名、氏名、電話番号等を当該施行文書の末尾に表示するものとする。

(取扱いの表示)

第23条　次の各号に掲げる取扱いを要する起案文書には、当該各号に掲げる区分により回議用紙の見やすい箇所にその取扱いの種類を表示しなければならない。

(決裁)

第24条　起案文書は、電子回議又は回議用紙により順次回議し、上司の決裁を受けなければならない。

(代決)

第25条　代決者が代決をしたときは、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記し、必要があると認められるものは、更に「後閲」と記して速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。

(合議)

第26条　他課に関係のある起案文書は、主務課長の回議又は決裁を経た後に関係課に合議の後上司に回議しなければならない。

(例規審査委員会への付議)

第27条　総務課長は、前条第2項の規定により、合議を受けたもののうち、条例、規則その他例規に関する重要なもので必要と認めるものは、例規審査委員会に付議しなければならない。

(起案文書の再回議等)

第28条　起案者は、回議又は合議の過程において廃案となり、又は起案の内容に重要な変更があったときは、回議又は合議した関係者に再回議し、又は通知しなければならない。

(決裁後の処理)

第29条　起案者は、起案文書が決裁されたときは、起案文書の所定欄に決裁年月日を記入するとともに、当該起案文書が文書管理システムに登録されたものであるときは、文書管理システムに決裁年月日を入力しなければならない。

(供覧)

第30条　文書の供覧は、電子供覧、文書管理システムで出力する供覧用紙又は供覧印(様式第6号)のいずれかを用いて行わなければならない。

(文書の審査)

第31条　起案文書は、各事務を担当する係長の審査を受けなければならない。

(施行を要する文書の浄書)

第32条　施行を要する文書の浄書は、主務課において行うものとする。

(公印等の押印)

第33条　施行する文書(電子文書を除く。)は、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。この場合において、発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をしなければならない。

(電子署名)

第33条の2　電子文書は、電子署名を付与しなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に関する文書その他重要な文書を除き、電子署名を省略することができる。

(発送文書の送付)

第34条　文書を発送しようとするときは、総務課に総務課長が指定する時間までに送付しなければならない。

(発送の手続)

第35条　総務課長は、前条第1項の規定により発送を要する文書の送付を受けたときは、速やかに当該文書を発送しなければならない。

(施行の完了)

第36条　起案者は、施行文書の施行が完了したときは、原議書に完結年月日を記入するとともに、当該施行文書が文書管理システムに登録されたものであるときは、文書管理システムに所定の事項を入力して処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第37条　勤務時間外に到着した文書の取扱いは、別に定める。

(勤務時間外発送の承認)

第38条　緊急やむを得ない事由によって勤務時間外に文書(電子文書を除く。)の発送をしなければならないときは、あらかじめ総務課長に時間外発送の承認を受けなければならない。

第39条　前条第1項の規定による承認を受けた文書の発送は、主務課において行うものとする。

(未完結文書の調査)

第40条　未完結文書は、その処理の経過が明らかになるように所定の場所に整理して保管しなければならない。

(文書の編さん)

第41条　完結文書は、文書分類基準表に従って分類整理し、必要なときは直ちに取り出せるように適切に保管し、及び保存しておかなければならない。

(文書分類基準表)

第42条　前条の文書分類基準表は、総務課長が定める。

(完結文書の整理)

第43条　完結文書は、文書管理システムに保存する場合を除き、次の各号に定める方法により整理し、簿冊ごとに保存しなければならない。

(完結文書目録)

第44条　主務課長は、年度(暦年整理のものは、年)が終了したときは、毎年4月20日(暦年整理のものは、翌年の1月20日)までに前年度(暦年整理のものは、前年)の完結文書について完結文書目録(様式第9号)を作成しなければならない。

(完結文書の保管及び保存)

第45条　保存期間が10年に満たない完結文書(電磁的記録を除く。)は、主務課において保管するものとする。

(保存期間)

第46条　完結文書の保存期間は、10年、5年、3年及び1年の4区分とし、その区分は、別表第2のとおりとする。ただし、法令に保存期間の定めがあるもの及び保存期間が10年で延長を必要とするものの保存期間は、それぞれ法令で定める期間又は必要な期間とする。

(完結文書の引継ぎ)

第47条　主務課長は、完結文書で自ら保管するものを除き、年度整理のものは完結年月日の属する年度の翌年度の7月31日までに、暦年整理のものは完結年月日の属する年の翌年の3月31日までに保存文書引継目録(様式第10号)及び件名目次を添えて、総務課長に引き継がなければならない。

(文書の庁外持ち出し)

第48条　文書は、庁外に持ち出ししてはならない。ただし、主務課長の管理に属する文書のうち、主務課長が公務のために庁外で用いることを特に認めるものは、この限りでない。

(保存文書の閲覧借用)

第49条　保存文書を閲覧し、又は借用しようとする職員は、保存文書閲覧及び借用簿(様式第11号)により、総務課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の返還)

第50条　主務課長は、事務処理上特に自ら保管する必要が生じた保存文書については、総務課長の承認を得て返還を受けることができる。

(保管文書の廃棄)

第51条　主務課長は、保存期間を満了した保管文書を廃棄しようとするときは、廃棄文書目録(様式第12号)を作成し、総務課長に通知しなければならない。この場合において、総務課長から歴史的文書として保存する必要があるものとして文書の引継ぎを求められたときは、当該文書を総務課長に引き継ぐものとする。

(保存文書の廃棄)

第52条　総務課長は、保存文書が保存期間を満了したときは、廃棄文書目録を作成し、主務課長に保存期間を延長しない旨の確認を得なければならない。

(書庫の管理)

第53条　総務課長は、書庫を常に清掃整備するとともに火災、盗難、虫そ害及び湿気を予防するよう努めなければならない。

(電磁的記録の保存等)

第54条　文書管理システムに記録されている電磁的記録は、保存の期間中、文書管理システムで保存するものとする。

(その他)

第55条　この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。