○白石町文書規程

令和2年9月1日

訓令甲第5号

白石町文書規程(平成17年白石町訓令甲第7号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の配布及び収受(第11条―第15条)

第3章 文書の起案及び回議(第16条―第25条)

第4章 文書の合議(第26条―第30条)

第5章 文書の審査(第31条)

第6章 文書の浄書及び発送(第32条―第36条)

第7章 勤務時間外における文書の取扱い(第37条―第39条)

第8章 文書の調査(第40条)

第9章 文書の整理、保管及び保存(第41条―第54条)

第10章 補則(第55条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 室 組織規則第3条に規定する室をいう。

(3) 課長 組織規則第4条第1項に規定する課長をいう。

(4) 室長 室の長をいう。

(5) 係長 組織規則第4条第1項に規定する係長をいう。

(6) 文書 本町の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして町が保有しているもの(官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるものを除く。)をいう。

(7) 完結文書 組織的に用いるものとして作成し、又は取得した文書で、事案の処理が完了したものをいう。

(8) 未完結文書 組織的に用いるものとして作成し、又は取得した文書で、現に利用し、又は使用しているものをいう。

(9) 文書管理システム 電子計算機を用いて文書に関する情報を登録し、起案、回議、決裁、保存、廃棄等文書の管理に関する一連の事務の処理を行うシステムをいう。

(10) 電子施行 文書交付者の使用に係る電子計算機と文書被交付者の使用に係る電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて記載事項を送信し、文書被交付者等の使用に係る電子計算機に備えられた文書被交付者ファイルに記録する方法(以下「電磁的方法」という。)により電磁的記録を交付することをいう。

(11) 電子文書 電磁的方法により交付される電磁的記録をいう。

(12) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(13) 電子回議 文書管理システムの機能を利用して行う回議をいう。

(14) 電子供覧 文書管理システムの機能を利用して行う供覧をいう。

(15) 保存文書 保存期間が10年に属する文書で総務課において保存するものをいう。

(16) 保管文書 保存文書以外の文書で主務課において保管するものをいう。

(公文の種類)

第3条 公文の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(2) 公示文

 告示 町長が、原則として行政行為の結果又は事実を一般に公示するもの

 公告 町長が、一定の事項を一般に公示するもので告示以外のもの

(3) 令達文

 訓令甲 町長が、所属機関又は職員に対し命令するもので、一般に知らせる必要があるもの

 訓令乙 町長が、所属機関又は職員に対し命令するもので、一時的で例規とする必要がなく、一般に知らせる必要がないもの

 達 町長が、法人又は個人に対し一方的に命令するもの

 指令 町長が、上申、伺、願等に対し命令するもの

(4) 往復文等

 通達、通知、照会、回答等

(文書の記号及び番号)

第4条 文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、儀礼的な文書、刊行物及び帳簿などで、記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(1) 前条第1号から第3号までの文書には、町名及びその種類を冠し、令達番号簿(様式第1号)によって番号を付ける。ただし、同条第2号イについては、町名及び番号を省略し、同条第3号ウ及びについては、本文に定めるほか番号の左に当該文書の日付の属する年度を表示する数字及び記号を付ける。

(2) 前条第4号の文書には、記号を付け、文書管理システムによって番号を付ける。

(3) 前号の規定による記号は、別表第1のとおりとする。

2 文書の番号は、毎年4月1日から始まり、翌年の3月31日に終わるものとする。ただし、前条第1号第2号ア及び第3号アに掲げる文書の番号は、毎年1月1日から始まり、12月31日に終わるものとする。

3 文書の番号は、収受又は施行の順序に従って番号を付けるものとする。

(総務課長の職務)

第5条 総務課長は、文書事務を総括し、文書事務を随時調査し、適正、かつ、迅速に処理されるよう指導しなければならない。

(課長の責務)

第6条 課長(室長を含む。以下同じ。)は、当該課における文書事務を適正、かつ、迅速に処理し、常に事務の効率に努めなければならない。

(文書主任)

第7条 (室を含む。以下同じ。)に文書主任を置く。

2 文書主任は、その課の係長(係長が置かれていない課にあっては課長が所属職員のうちから指名する者)をもって充てる。

(文書主任の職務)

第8条 文書主任は、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の受領及び交付に関すること。

(2) 文書の施行に関すること。

(3) 文書処理の進行管理に関すること。

(4) 文書の整理、保管及び保存に関すること。

(5) 文書事務に関する総務課との連絡調整に関すること。

(文書取扱者)

第9条 前条各号(第3号を除く。)に掲げる文書主任の事務を補助するため、文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、課長が所属職員のうちから指名する。

(文書の取扱い)

第10条 文書は、常にその所在及び経過を明らかにし、災害、紛失、盗難等を予防しなければならない。

2 秘密を要する文書の取扱い及び保管については、特に注意を払わなければならない。

3 文書は、法令(条例、規則及び規程を含む。以下同じ。)に別に定めがある場合を除くほか、上司の許可を得ないで、関係者以外の者に閲覧させ、又はその写しを交付してはならない。

第2章 文書の配布及び収受

(文書の受領)

第11条 本庁に到達した文書(電子文書を除く。以下この条から第13条までにおいて同じ。)は総務課長が受領する。ただし、受領してはならない文書又は受領を不適当と認める文書は、転送又は返送の手続をしなければならない。

2 郵便料の未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。

(文書の配布)

第12条 総務課長は、前条の規定により受領した文書を次の各号により処理しなければならない。

(1) 一般文書は、未開封のまま主務課に配布すること。ただし、所管する課が不明な文書については開封して、主務課に配布すること。

(2) 書留郵便物、特別送達郵便物及び佐賀県庁からの特別逓送物は、特殊文書配布簿(様式第2号)に必要な事項を記入して、主務課の職員の受領印を徴した上で配布すること。

2 総務課長は、2以上の課に関係のある文書を配布するときは、その関係の最も深い課に配布しなければならない。

(文書の収受)

第13条 文書主任は、前条の規定により文書の配布を受けたとき、又は窓口等において直接文書を受領したときは、次の各号により処理しなければならない。

(1) 親展文書 直ちに名あて人に交付すること。

(2) 親展文書以外の文書 担当者に交付すること。

2 前項の規定により親展文書の交付を受けた者は、当該親展文書が第14条第2項に規定する手続を必要と認めるものであるときは、速やかに同項に規定する手続を行わなければならない。

3 文書主任は、配布を受けた文書のうちに当該課の主管に属しないものがあるときは、直ちに総務課又は関係課に送付しなければならない。

4 文書主任は、他の課に関係のある文書の配布を受けたときは、その旨を関係課の文書主任に連絡し、必要がある場合は、その写しを送付しなければならない。

第14条 文書主任は、文書を担当者に交付するときは、当該文書を点検し、必要に応じ処理期限及び指示事項を示した上で当該文書を担当者に交付しなければならない。ただし、重要なもの又は異例なものについては、担当者に交付する前に課長に供覧しなければならない。

2 前項本文の規定により文書の交付を受けた担当者は、当該文書の余白に受付日付印(様式第3号)を押し、当該文書が到達の日時が権利の得喪、変更等に関係のあるものであるときは、その余⽩に到達時刻を記入した上で、起案、供覧その他の方法により、速やかに、処理しなければならない。

3 第1項ただし書の規定により文書の供覧を受けた課長は、直ちに査閲し、自ら処理するものを除き、担当者に処理方針を指示して、速やかに、処理させなければならない。ただし、特に重要な文書又は上司の指示を受けて処理することを適当と認める文書は、担当者に返付する前に上司に供覧し、又はその指示を受けなければならない。

4 担当者は、第1項の規定により交付を受けた文書が申請書、照会文書等当該文書に基づき指令、回答等を要する文書等その他必要と認めるものであるときは、文書管理システムに必要な事項を登録し、それぞれ番号を付し、受付日付印の番号欄にその番号を転記しなければならない。

(電子文書の収受等)

第15条 文書主任は、電子文書に電子署名があるときは、その電子署名を検証しなければならない。

2 前項に定めるもののほか、電子文書の収受等に関し必要な事項は、別に定める。

第3章 文書の起案及び回議

(処理の方法)

第16条 事務を処理するには、文書をもってしなければならない。ただし、極めて軽易なもので急ぐものは、電話又は口頭で処理することができる。この場合は、適当な方法により処理の経過を記録しておかなければならない。

(起案)

第17条 起案は、文書管理システムに所定の事項を記録する方法により行うものとする。

2 起案文書の作成は、回議用紙(様式第4号)を用いて行うものとする。ただし、2枚目以後に使用する回議用紙については、回議用紙に代えて他の用紙を用いることができる。

3 起案の要旨を説明する必要のあるものは、起案文書にその要旨、関係法文及び参考となる事項又は資料を付記し、又は添付し、事件の経過を分かりやすいようにしなければならない。

(軽易な文書の処理)

第18条 前条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続により処理することができる。

(1) 収受文書に基づく処理案で定例的なもの又は軽易なものは、当該収受文書の余白に記載すること。この場合においては、当該文書の余白に決裁印(様式第5号)を押すこと。

(2) 軽易な文書で回議により内容の変更がないと認められるものについては、当該文書を複写し、その控えをもって起案文書に代えること。この場合においては、当該文書の余白に決裁印を押すこと。

(3) 電話、口頭等により証明書の発行、資料の送付等について依頼があった場合の処理案で軽易なものは、一定の帳簿により処理すること。

(文書の左横書き)

第19条 文書は、左横書きとする。ただし、法令その他縦書きを必要とするものは、この限りでない。

(用字用語)

第20条 文書は、次に掲げるものにより平易簡明に表現するように努めなければならない。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(決裁区分の表示)

第21条 起案文書には所定の箇所に、町長の決裁事項については「甲」、副町長専決事項については「乙」、課長専決事項については「丙」、専門監専決事項については「丁」の表示をしなければならない。

(発信者名)

第22条 施行文書の発信者名は、原則として町長名とする。ただし、文書の性質又は内容により、必要がある場合は、決裁権限を有する者の職名又は町名を用いることができる。

(主務課名等の表示)

第22条の2 施行文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、事務担当者の課名、氏名、電話番号等を当該施行文書の末尾に表示するものとする。

(取扱いの表示)

第23条 次の各号に掲げる取扱いを要する起案文書には、当該各号に掲げる区分により回議用紙の見やすい箇所にその取扱いの種類を表示しなければならない。

(1) 今後の例規となるもの 「例規」

(2) 掲示場に掲示するもの 「公告式」

(3) 特殊な取扱いにより施行するもの 「内容証明扱い」「配達証明扱い」「書留扱い」「特定記録扱い」「現金書留扱い」「速達扱い」「公印省略」「電子署名省略」

(4) 秘密、親展、重要又は至急の取扱いを要するもの 「秘」「親展」「重要」「至急」

(5) ファクシミリにより施行するもの 「ファクシミリ施行」

(6) 電子施行をするもの 「電子施行」

(決裁)

第24条 起案文書は、電子回議又は回議用紙により順次回議し、上司の決裁を受けなければならない。

2 起案文書のうち秘密を要するもの、重要なもの又は急施を要するものについては、電子回議の場合を除き、起案者又は内容を説明できる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。

(代決)

第25条 代決者が代決をしたときは、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記し、必要があると認められるものは、更に「後閲」と記して速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。

第4章 文書の合議

(合議)

第26条 他課に関係のある起案文書は、主務課長の回議又は決裁を経た後に関係課に合議の後上司に回議しなければならない。

2 条例、規則、告示、公告、訓令甲又は訓令乙に係る文書は、総務課長に合議しなければならない。

3 合議に際し、意見が一致しないときは、上司の裁決を受けなければならない。

(例規審査委員会への付議)

第27条 総務課長は、前条第2項の規定により、合議を受けたもののうち、条例、規則その他例規に関する重要なもので必要と認めるものは、例規審査委員会に付議しなければならない。

(起案文書の再回議等)

第28条 起案者は、回議又は合議の過程において廃案となり、又は起案の内容に重要な変更があったときは、回議又は合議した関係者に再回議し、又は通知しなければならない。

2 決裁の後、新たな事態の発生により施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、決裁の終わった起案文書(以下「原議書」という。)を添付して決裁を受けなければならない。

3 決裁の後、誤りを発見したときは、これを訂正認印して上司の承認を受けなければならない。

(決裁後の処理)

第29条 起案者は、起案文書が決裁されたときは、起案文書の所定欄に決裁年月日を記入するとともに、当該起案文書が文書管理システムに登録されたものであるときは、文書管理システムに決裁年月日を入力しなければならない。

(供覧)

第30条 文書の供覧は、電子供覧、文書管理システムで出力する供覧用紙又は供覧印(様式第6号)のいずれかを用いて行わなければならない。

第5章 文書の審査

(文書の審査)

第31条 起案文書は、各事務を担当する係長の審査を受けなければならない。

2 前項に規定する審査は、起案の形成及び内容について行うものとする。

第6章 文書の浄書及び発送

(施行を要する文書の浄書)

第32条 施行を要する文書の浄書は、主務課において行うものとする。

(公印等の押印)

第33条 施行する文書(電子文書を除く。)は、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。この場合において、発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をしなければならない。

2 施行する文書が権利の得喪又は変更に関する文書その他特に重要な文書である場合には、原議書と契印をもって割印しなければならない。

3 前2項に定めるもののほか、公印の使用については、白石町公印規程(平成17年白石町訓令甲第8号)の定めるところによる。

(電子署名)

第33条の2 電子文書は、電子署名を付与しなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に関する文書その他重要な文書を除き、電子署名を省略することができる。

2 電子署名を行うために必要な手続きその他の事項は、別に定める。

(発送文書の送付)

第34条 文書を発送しようとするときは、総務課に総務課長が指定する日の午後3時30分までに送付しなければならない。

2 発送を要する文書は、主務課において封入又は包装その他発送に必要な処理をしなければならない。ただし、総務課で宛先の同じものを合封して発送する場合は、この限りでない。

(発送の手続)

第35条 総務課長は、前条第1項の規定により発送を要する文書の送付を受けたときは、速やかに当該文書を発送しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、緊急に発送を要する文書、書留、内容証明、外国宛て郵便物その他総務課長が適当と認める文書は、主務課において発送するものとする。

3 ファクシミリによる施行又は電子施行は、ファクシミリによる施行又は電子施行を了解している者に対して施行する場合に行うことができる。

4 総務課において佐賀県庁へ逓送により発送する文書の取扱いは、別に定める。

(施行の完了)

第36条 起案者は、施行文書の施行が完了したときは、原議書に完結年月日を記入するとともに、当該施行文書が文書管理システムに登録されたものであるときは、文書管理システムに所定の事項を入力して処理の経過を明らかにしておかなければならない。

第7章 勤務時間外における文書の取扱い

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第37条 勤務時間外に到着した文書の取扱いは、別に定める。

(勤務時間外発送の承認)

第38条 緊急やむを得ない事由によって勤務時間外に文書(電子文書を除く。)の発送をしなければならないときは、あらかじめ総務課長に時間外発送の承認を受けなければならない。

2 総務課長は、前項の承認をするに当たって、必要な指示をすることができる。

第39条 前条第1項の規定による承認を受けた文書の発送は、主務課において行うものとする。

第8章 文書の調査

(未完結文書の調査)

第40条 未完結文書は、その処理の経過が明らかになるように所定の場所に整理して保管しなければならない。

2 文書主任は、随時未完結文書を調査し、その処理状況を把握するとともに、担当者に対して文書の処理の促進について必要な指示をしなければならない。

第9章 文書の整理、保管及び保存

(文書の編さん)

第41条 完結文書は、文書分類基準表に従って分類整理し、必要なときは直ちに取り出せるように適切に保管し、及び保存しておかなければならない。

(文書分類基準表)

第42条 前条の文書分類基準表は、総務課長が定める。

(完結文書の整理)

第43条 完結文書は、文書管理システムに保存する場合を除き、次の各号に定める方法により整理し、簿冊ごとに保存しなければならない。

(1) 年度ごとに整理すること。ただし、暦年ごとに整理することが適当なものについては、暦年ごとに整理すること。

(2) 保存期間が同一の完結文書ごとに整理すること。

(3) 2以上の事件に関係のある完結文書は、最も関係の深い事件に係る完結文書とともに整理し、その旨を明記しておくこと。

2 簿冊は、次に定める方法により編さんしなければならない。

(1) 完結文書は、完結年月日の新しいものから順に上から下に編さんすること。

(2) 各簿冊ごとに件名目次(様式第7号)を付けること。ただし、保存期間が5年以下の完結文書を編さんした簿冊については、この限りでない。

(3) 文書に添付した図面、図表等又は紙の大きさが本書と異なるもので同一の簿冊に編さんできないものは、別冊その他適切な方法で編さんし、当該簿冊の目次にその旨を明記しておくこと。

(4) 背表紙(様式第8号)を装丁すること。

3 文書管理システムに保存する文書の整理は、文書管理システムに所定の事項を記録する方法により行わなければならない。

(完結文書目録)

第44条 主務課長は、年度(暦年整理のものは、年)が終了したときは、毎年4月20日(暦年整理のものは、翌年の1月20日)までに前年度(暦年整理のものは、前年)の完結文書について完結文書目録(様式第9号)を作成しなければならない。

2 主務課長は、前項の完結文書目録を作成したときは、速やかに、その写しを総務課長に提出しなければならない。

3 文書主任は、定期的に完結文書の引継ぎ及び廃棄の状況を把握し、完結文書目録に記載しておかなければならない。

(完結文書の保管及び保存)

第45条 保存期間が10年に満たない完結文書(電磁的記録を除く。)は、主務課において保管するものとする。

2 保存期間が10年の完結文書(電磁的記録を除く。)は、総務課において保存するものとする。ただし、次に掲げるものは、その必要とする期間に限り、主務課において保管することができる。

(1) 秘密を要する完結文書

(2) 例規、図書、諸帳簿等で事務処理上特に必要なもの

(保存期間)

第46条 完結文書の保存期間は、10年、5年、3年及び1年の4区分とし、その区分は、別表第2のとおりとする。ただし、法令に保存期間の定めがあるもの及び保存期間が10年で延長を必要とするものの保存期間は、それぞれ法令で定める期間又は必要な期間とする。

2 前項の規定にかかわらず、現に継続している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる完結文書については、同項の保存期間の満了する日後においても、当該訴訟が終結するまでの間、保存期間を延長するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、保存期間の異なる完結文書を同一の簿冊にとじ込む必要がある場合においては、最も長期に保存すべき完結文書の保存期間を基準として完結文書の保存期間を定めることができる。

4 完結文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに編さんする完結文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年の翌年の1月1日とする。

5 主務課長は、保管文書及び保存文書について、保存期間を定める法令が改正された場合、その他保存期間を変更する必要が生じた場合は、保存期間を延長し、又は短縮することができる。

(完結文書の引継ぎ)

第47条 主務課長は、完結文書で自ら保管するものを除き、年度整理のものは完結年月日の属する年度の翌年度の7月31日までに、暦年整理のものは完結年月日の属する年の翌年の3月31日までに保存文書引継目録(様式第10号)及び件名目次を添えて、総務課長に引き継がなければならない。

2 総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けたときは、審査の上、保存文書引継目録に受領印を押してその一部を課長に返送しなければならない。

(文書の庁外持ち出し)

第48条 文書は、庁外に持ち出ししてはならない。ただし、主務課長の管理に属する文書のうち、主務課長が公務のために庁外で用いることを特に認めるものは、この限りでない。

2 前項ただし書の規定により文書を庁外に持ち出した職員は、文書を損傷し、又は紛失してはならない。

3 第1項ただし書の規定により文書を庁外に持ち出した職員は、文書を損傷し、若しくは紛失したとき、又は当該文書に異状を認めたときは、直ちに主務課長及び総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(保存文書の閲覧借用)

第49条 保存文書を閲覧し、又は借用しようとする職員は、保存文書閲覧及び借用簿(様式第11号)により、総務課長の承認を受けなければならない。

2 保存文書の借用期間は、1週間以内とする。ただし、特に必要があると認めるときは、この期間を延長することができる。

3 前2項の規定に基づき借用した保存文書(以下「借用文書」という。)は、期間内でも総務課長が返付を求めたときは、直ちにこれを返さなければならない。

4 保存文書を閲覧し、又は借用する職員は、保存文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸、庁外持ち出し、抜き取り、追補、抹消、訂正等をしてはならない。

5 借用文書は、借用期間の満了したとき、又は期間内でも借用の必要がなくなったときは、直ちに返さなければならない。

6 保存文書を閲覧し、又は借用する職員は、保存文書を損傷し、若しくは紛失したとき又は当該保存文書に異状を認めたときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(保存文書の返還)

第50条 主務課長は、事務処理上特に自ら保管する必要が生じた保存文書については、総務課長の承認を得て返還を受けることができる。

2 総務課長は、前項の規定により保存文書の返還を承認したときは、保存文書引継目録にその旨を記載しなければならない。

3 主務課長は、前項の規定による返還を受けたときは、保存文書引継目録にその旨を記載しなければならない。

(保管文書の廃棄)

第51条 主務課長は、保存期間を満了した保管文書を廃棄しようとするときは、廃棄文書目録(様式第12号)を作成し、総務課長に通知しなければならない。この場合において、総務課長から歴史的文書として保存する必要があるものとして文書の引継ぎを求められたときは、当該文書を総務課長に引き継ぐものとする。

2 主務課長は、前項の規定により総務課長に引き継ぐものを除き、保存期間の満了した保管文書を速やかに廃棄するものとする。

(保存文書の廃棄)

第52条 総務課長は、保存文書が保存期間を満了したときは、廃棄文書目録を作成し、主務課長に保存期間を延長しない旨の確認を得なければならない。

2 総務課長は、前項の規定により保存期間の延長をしない旨の確認を得た保存文書については、歴史的文書として選別したものを除き、速やかに廃棄しなければならない。

(書庫の管理)

第53条 総務課長は、書庫を常に清掃整備するとともに火災、盗難、虫そ害及び湿気を予防するよう努めなければならない。

(電磁的記録の保存等)

第54条 文書管理システムに記録されている電磁的記録は、保存の期間中、文書管理システムで保存するものとする。

2 前項に規定する電磁的記録以外の電磁的記録は主務課において保存するものとする。

第10章 補則

(その他)

第55条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

別表第1(第4条関係)

(室)

記号

総務課

白総

企画財政課

白企

総合戦略課

白戦

税務課

白税

住民課

白住

保健福祉課

白福

長寿社会課

白長

生活環境課

白生

農業振興課

白農

商工観光課

白商

農村整備課

白整

建設課

白建

会計室

白会

別表第2(第46条関係)

文書保存期間

1 10年保存文書(延長確認を要するもの)

(1) 儀式又は催事に関する文書で重要なもの

(2) 条例、規則及び訓令甲の制定又は改廃に関する文書(当該事務を所管する課のものに限る。)

(3) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの

(4) 訓令乙、告示、公告等に関する文書で重要なもの

(5) 町政の基本方針及び重要な計画に関する文書

(6) 市町村の廃置分合、境界変更及び未所属区域の編入に関する文書

(7) 町の組織の改正に関する文書(組織・人事担当課所管のものに限る。)

(8) 町議会に関する文書で重要なもの(企画財政課所管のものに限る。)

(9) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの

(10) 統計及び調査に関する文書で重要なもの(総務課所管のものに限る。)

(11) 国及び他の地方公共団体との往復文書で将来の例証となるもの

(12) 国からの通達文書で重要なもの

(13) 副町長、教育長、行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

(14) 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する書類及び履歴書(総務課所管のものに限る。)

(15) 職員の長期給付、退職手当及び恩給に関する文書

(16) 町長及び副町長の事務引継書

(17) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書で重要なもの

(18) 表彰に関する文書で重要なもの

(19) 職員の服務に関する文書で重要なもの(総務課所管のものに限る。)

(20) 職員の給与に関する文書で重要なもの

(21) 訴訟及び行政不服審査に関する文書(軽易なものを除く。)

(22) 公有財産の取得に関する文書並びに公有財産の処分及び管理に関する文書で重要なもの

(23) 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの

(24) 官報(総務課所管のものに限る。)

(25) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

2 10年保存文書

(1) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書(重要なものを除く。)

(2) 事業の計画及び実施に関する文書で重要なもの

(3) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超え10年以下のもの

(4) 附属機関への諮問又はこれに対する答申及び行政委員会からの勧告等に関する文書

(5) 統計及び調査に関する文書で重要なもの(総務課所管のものを除く。)

(6) 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する書類(総務課所管のものを除く。)

(7) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書で10年間保存する必要があるもの

(8) 表彰に関する文書で10年間保存する必要があるもの

(9) 公有財産の処分及び管理に関する文書で10年間保存する必要があるもの

(10) 予算、決算及び出納に関する文書で10年間保存する必要があるもの

(11) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

3 5年保存文書

(1) 訓令乙、告示、公告等に関する文書(重要なものを除く。)

(2) 事業の計画及び実施に関する文書(重要なもの及び軽易なものを除く。)

(3) 町議会に関する文書(企画財政課所管の重要なものを除く。)

(4) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超え5年以下のもの

(5) 統計及び調査に関する文書(重要なもの及び軽易なものを除く。)

(6) 通知、報告、依頼その他の往復文書で重要なもの

(7) 陳情、要望等に関する文書

(8) 会計年度任用職員の任免に関する文書

(9) 課長又はこれに準ずる者の事務引継書

(10) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書(重要なもの及び10年間保存する必要があるものを除く。)

(11) 表彰に関する文書(重要なもの及び10年間保存する必要があるものを除く。)

(12) 職員の服務に関する文書(総務課所管のものに限る。)

(13) 職員の給与及び旅費に関する文書(軽易なもの及び職員の給与に関する文書で重要なものを除く。)

(14) 公有財産の処分及び管理に関する文書(重要なもの及び10年間保存する必要があるものを除く。)

(15) 予算、決算及び出納に関する文書で5年間保存する必要があるもの

(16) 貸付金、補助金、交付金及び給付金に関する文書

(17) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

4 3年保存文書

(1) 皇室、儀式又は催事に関する文書(重要なものを除く。)

(2) 事業の計画及び実施に関する文書で軽易なもの

(3) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が3年以下のもの

(4) 通知、報告、依頼その他の往復文書(重要なもの及び軽易なものを除く。)

(5) 職員の服務に関する文書で重要なもの(総務課所管のものを除く。)

(6) 職員の給与及び旅費に関する文書で軽易なもの

(7) 職員の福利厚生に関する文書(軽易なものを除く。)

(8) 予算、決算及び出納に関する文書で3年間保存する必要があるもの

(9) 監査に関する文書

(10) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

5 1年保存文書

(1) 統計及び調査に関する文書で軽易なもの

(2) 通知、報告、依頼その他の往復文書で軽易なもの

(3) 職員の服務に関する文書(重要なもの及び総務課所管のものを除く。)

(4) 職員の福利厚生に関する文書で軽易なもの

(5) 職員の研修に関する文書(重要なものを除く。)

(6) 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの

(7) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

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白石町文書規程

令和2年9月1日 訓令甲第5号

(令和2年9月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
令和2年9月1日 訓令甲第5号